Cuando sus empleados registran su tiempo y gastos, esas entradas se pueden vincular a los códigos de cuenta de La Lista de códigos de cuenta. El acceso a los códigos de cuenta se puede limitar para reducir los errores de entrada de datos y proteger los datos confidenciales. En consecuencia, los códigos de cuenta pueden estar limitados para el uso de empleados específicos.

Los códigos de cuenta están diseñados para ayudarlo a rastrear tareas, ubicaciones u otra información relacionada con el trabajo para cada entrada de tiempo o gasto. A cada código de cuenta se le puede asignar una tarifa de costo, y estas tarifas se pueden configurar para que varíen según el usuario que las haga referencia. Las tarifas de costo se pueden usar para cálculos de pago variable en informes de nómina o para el cálculo de costos de trabajo. Los códigos de cuenta también se pueden usar para ampliar la cantidad de categorías de tiempo libre que no se acumulan o para tipos de gastos categorizados al realizar un seguimiento de los gastos reembolsables.

Los códigos de cuenta también se pueden restringir a funciones específicas. Por ejemplo, podría crear un código de cuenta para realizar un seguimiento de los costos de comidas reembolsables y restringir su uso al seguimiento de gastos para que no se pueda utilizar con entradas de seguimiento de tiempo. (Consulte las instrucciones de configuración a continuación para obtener más detalles).

Agregar Un Código De Cuenta Único

1. Haga clic en Códigos de cuenta en el menú de la izquierda.
2. Introduzca el nombre del código de cuenta en el campo Nuevo código de cuenta.
3. Si lo desea, establezca la tarifa de costo predeterminada para el código de cuenta. Si los usuarios individuales tienen una tarifa de costo diferente para el código de cuenta, establezca el valor en la tarifa más común o deje este valor establecido en $ 0.00 y use tarifas de anulación en su lugar (consulte la «Pestaña Código de cuenta» en la sección Configuración de la cuenta: Usuarios de nuestro Páginas de ayuda para obtener más información).
4. Marque las casillas junto a los módulos en los que estará disponible este código de cuenta.
5. Si desea restringir el uso del código de cuenta a empleados específicos, desmarque la casilla junto a Permitir que cualquier empleado use este código de cuenta y realice selecciones específicas. Nota: Esto también se puede lograr navegando a la página de Configuración de cada usuario, haciendo clic en la pestaña Códigos de cuenta y marcando las casillas junto a los códigos de cuenta a los que deben tener acceso.
6. Haga clic en el botón Guardar.

Nota: El código de cuenta predeterminado (Sin categorizar) no se puede eliminar, pero se puede editar su nombre.

Importar Una Lista De Códigos De Cuenta

1. Haga clic en Códigos de cuenta en el menú de la izquierda.
2. Ubique y haga clic en el enlace azul Agregar muchos.
3. En la página siguiente, descargue y abra el archivo de importación.
4. Agregue cada código de cuenta a la columna A.
5. La columna B es para una descripción opcional.
6. La columna C es para una tarifa de costo opcional (por ejemplo: 100,00)
7. La columna D nos permite saber con qué función se usará cada código de cuenta. H es para el seguimiento del tiempo por hora, P es para el seguimiento del tiempo del proyecto y E es para los gastos. (ejemplo: HE significa que se usará un código de cuenta con funciones de seguimiento de gastos y por hora).
8. Marque la casilla junto a Verificar elementos duplicados antes de agregar si ya tiene códigos de cuenta en su lista para evitar la creación de entradas duplicadas.
9. Marque la casilla de la fila del encabezado si está utilizando el archivo de plantilla y no eliminó la primera fila con la información del encabezado de la tabla.
10. Haga clic en Examinar/Seleccionar archivo, navegue hasta su archivo guardado y haga clic en Abrir.
11. Haga clic en el botón Importar.

Nota: El sistema puede rechazar su importación debido a errores en el formato y/o datos de la hoja de cálculo. No dude en ponerse en contacto con nosotros para obtener ayuda con el proceso. ¡Estamos aquí para ayudar!