Para las empresas que no necesitan cerrar reportes de nómina formales, el tiempo de archivo es una forma rápida y fácil de mantener las cuentas ordenadas de la acumulación de datos antiguos. Recomendamos archivar los datos de las hojas de horas antiguas mensualmente si no cierra los informes de nómina. Archivar el tiempo por hora hace que los totales del tablero reflejen los valores del período actual y evita que las hojas de tiempo de los empleados muestren información antigua a los usuarios.
¿Qué hace el archivado?
Una vez archivados, los registros de tiempo no pueden editarse y se mueven de las hojas de tiempo a la pestaña Archivos. Si es necesario, los registros se pueden desarchivar (desbloquear) para editarlos, pero se deben volver a archivar después de editarlos para evitar otras ediciones inesperadas de otros usuarios en la cuenta. Los registros de tiempo archivados todavía se pueden incluir en los informes.
El archivado es más adecuado cuando tiene usuarios a los que no se les paga por el tiempo trabajado, como voluntarios o estudiantes, o para usuarios que realizan un seguimiento del tiempo solo por responsabilidad, como empleados asalariados. Para usar la característica:
- Haga clic en Archivar tiempo por hora en el menú de la izquierda.
- Establezca el intervalo de fechas para la hora que desea ver.
- Establezca cualquier otro parámetro que desee para el proceso y haga clic en el botón Archivar para ver un informe preliminar del tiempo que está a punto de archivar.
- Verifique los registros que desea archivar. Puede anular la selección de cualquier registro que desee excluir del grupo utilizando las casillas de verificación en la columna de la izquierda. Deseleccione los registros que no desee archivar.
- Haga clic en el botón Archivar seleccionado que se muestra a continuación en la parte superior de la página para finalizar el proceso.
Nota: También puede desarchivar o eliminar registros de tiempo usando los botones correspondientes en la parte inferior de la página Archivar tiempo por hora.