El proceso de cierre de un periodo de nómina debe completarse por varias razones. Cierre del periodo de nómina:

El proceso de cierre de un periodo de nómina debe completarse por varias razones. Cierre del periodo de nómina:

• Genera un reporte de nómina exportable con horas extras y otros totales necesarios para completar la nómina en curso.
• Calcula ciertos tipos de acumulaciones de tiempo libre.
• Archiva el tiempo de los empleados en el período de nómina cerrado.
• Calcula el salario total del contratista.
• Elimina el tiempo de los totales del tablero.

Para cerrar un periodo de nómina

Para comenzar, haga clic en Procesar registros en el menú de la izquierda, luego haga clic en Cerrar periodo de nómina.

1. Selecciona los usuarios a incluir en tu periodo de nómina.
   • Elija entre Incluir todos los usuarios, Incluir solo usuarios por horas o Incluir solo usuarios asalariados para incluir toda la clase de usuarios seleccionados en el reporte.
   • Elija Incluir usuarios por grupo para filtrar usuarios según cuatro campos: “Título del trabajo”, “Ubicación”, “División” y “Departamento”.
   • Elija Seleccionar usuarios específicos para seleccionar manualmente solo usuarios individuales. Esta opción es útil, por ejemplo, al generar un reporte de nómina final para un empleado despedido.
2. Si necesita realizar una prueba de infracciones de horas de comida u otras horas de trabajo, puede seleccionar la casilla de verificación para identificar registros que excedan un valor de umbral (el valor predeterminado es 5 horas). Al marcar esta casilla, se identificarán los registros continuos en el reporte de nómina que excedan el umbral especificado. Aún podrá cerrar el período, pero se resaltarán los registros coincidentes.
3. Seleccione el rango de fechas para su período de nómina.
   • Elija Crear un reporte de nómina para su periodo de nómina programado si establece su programa de nómina en Configuración de la compañia y desea utilizar las fechas del período de nómina preseleccionadas. Elija el período de pago apropiado del menú desplegable.
   • Elija Crear un reporte de nómina seleccionando manualmente un intervalo de fechas si desea establecer un período de nómina personalizado.
   • Elija Actualizar un reporte de nómina existente agregando los usuarios seleccionados anteriormente si desea agregar o volver a agregar empleados a un reporte de nómina existente.
4. Haga clic en Ver el reporte de nómina preliminar para ver una versión preliminar del reporte de nómina antes de guardar su trabajo. Verifique la precisión de este reporte, pero tenga en cuenta que este es solo un reporte preliminar: el período de pago aún no está cerrado y aún se pueden realizar modificaciones en las hojas de tiempo si se detecta un error.
   • Si el reporte es preciso y correcto, haga clic en Guardar y cerrar el reporte de nómina para completar el proceso y cerrar el período de nómina. Puede agregar una nota para guardar con el reporte de nómina antes del cierre.
   • Si el reporte contiene errores o es inexacto, puede abandonar el proceso y volver al panel de control para editar las hojas de tiempo. Inicie el proceso de cierre del período de nómina una vez que haya realizado los cambios necesarios en las hojas de tiempo de los empleados.
5. Después de que se cierre el período de pago, verá un mensaje de confirmación en su pantalla. También verá una lista de reportes de nómina anteriores y el más reciente se muestra en la parte superior de la página. Puede exportar un reporte de nómina en el formato que desee haciendo clic en la flecha azul de descarga en el lado derecho de la página. Para obtener una versión para imprimir, descargue el reporte utilizando el formato de exportación predeterminado (PDF). También está disponible la versión de exportación de texto adecuada para su software de hoja de cálculo.

Notas y solución de problemas

No es necesario que los registros se marquen como “firmados” o “aprobados” antes de cerrar un período de nómina. Esas notificaciones son solo para fines informativos y no le impedirán completar el proceso de cierre.

Es posible que vea una o más advertencias o errores en el reporte preliminar. Las advertencias pueden ignorarse, pero los errores deben corregirse antes de cerrar el período de nómina. Por ejemplo:

• Es posible que vea una advertencia de que existe tiempo sin pagar antes de la fecha de inicio del período. Esta advertencia tiene por objeto notificarle que hay entradas de tiempo no archivadas de un período de nómina anterior que no se cerraron en un reporte de período de nómina anterior. Esto puede suceder, por ejemplo, si se realizan entradas de tiempo manuales para fechas en un período anterior que ya estaba cerrado. La advertencia se puede ignorar, pero es mejor abordar este problema cerrando, archivando o eliminando las entradas de tiempo anteriores. Si ignora esta advertencia, la verá cada vez que cierre un nuevo período de nómina.
• Es posible que vea una advertencia de que un período de nómina se superpone a un período anterior. Esta advertencia le permite saber que dos períodos de nómina tienen fechas superpuestas. Puede ignorar esta advertencia, pero generalmente vale la pena investigar si la advertencia es inesperada.
• Es posible que vea una advertencia sobre los registros de tiempo dividido de los empleados. Esta advertencia lo alerta sobre el hecho de que la entrada de tiempo de un empleado cruza una línea de fecha (generalmente durante la medianoche) o se divide entre dos períodos de nómina. La advertencia se puede ignorar, pero es mejor revisar cuidadosamente las entradas de tiempo en cuestión para garantizar la precisión antes de cerrar el período de nómina, especialmente si la advertencia es inesperada. Este error ocurre con mayor frecuencia cuando los empleados se olvidan de fichar la salida al final del día y permanecen fichados durante la noche. La advertencia también podría ser el resultado de una configuración de inicio de día incorrecta en la configuración de un empleado > opciones, secciones 3.
• Es posible que vea un error de que existen una o más alertas para los empleados incluidos en el reporte de nómina. Las alertas en el rango de fechas de nómina y para todos los empleados incluidos deben resolverse antes de cerrar un período de nómina para que Timesheets.com sepa calcular correctamente.
• Es posible que vea un error sobre la superposición de marcas de tiempo para un usuario específico. Este error debe ser resuelto antes de cerrar la nómina de ese usuario. Este error evita entradas duplicadas que darían como resultado que el empleado pague dos veces por las mismas horas de trabajo. Visite Reportes en el menú de la izquierda, luego ejecute el reporte número 7 (Registros superpuestos) para ver rápidamente las entradas de tiempo problemáticas. Una vez que se haya identificado el error, visite la hoja de horas del empleado para editar y corregir el problema y luego reinicie el proceso Cerrar período de nómina.