Si está utilizando Timesheets.com con QuickBooks por primera vez, le animamos a que se ponga en contacto con nosotros para obtener ayuda con la configuración de su integración.

Tabla de contenido

1. Requisitos del sistema
2. Configuración de QuickBooks
3. Configuración de Timesheets.com
4. Configuración del importador de Timesheets.com

1. Requisitos del sistema

• Acceso administrativo a QuickBooks
• Acceso administrativo a Windows (QuickBooks no es compatible con Mac)
• Acceso administrativo a Timesheets.com
• Capacidad para acceder a QuickBooks en modo de usuario único

Instalación del software de importación en su PC

1. En Timesheets.com, haga clic en el ícono de la rueda dentada en la esquina superior derecha, luego haga clic en Configuración de compañía. Vaya a la pestaña Exportación de datos y haga clic en el enlace Importador de escritorio de QuickBooks.
2. Haga clic en el enlace Descargar el archivo de configuración del importador de QuickBooks.
3. Hay dos archivos dentro del archivo comprimido que deberá instalar:
   • archivo QBFC11
   • Archivo de configuración de partes de horas
4. Ejecute e instale ambos archivos con la configuración predeterminada. Nota: debe tener el archivo de empresa de QuickBooks abierto en QuickBooks mientras completa las instalaciones de ambos archivos.
5. Cuando termine, debería ver un nuevo ícono en su escritorio que se parece al ícono a continuación. Esta es la aplicación de importación y la usará cuando esté listo para importar sus datos

2. Configuración de QuickBooks

Cada empleado en QuickBooks y Timesheets.com debe tener el mismo número de empleado. Vaya al Centro de empleados. Edite cada empleado y seleccione la pestaña Información adicional. Localice el Número de cuenta e ingrese un número único para el empleado en ese campo.

Cada vendedor en QuickBooks y usuario en Timesheets.com debe tener el mismo número de identificación. Navegue hasta el Centro de proveedores. Los gastos reembolsables se importan a los proveedores en QuickBooks. Deberá crear un proveedor para cada usuario. Si el nombre de un usuario es Robert Green, recomendamos crear el proveedor con «-AP» (cuentas por pagar) después de su nombre para evitar confusiones. En este ejemplo, el proveedor se llamaría «Robert Green-AP». Edite el proveedor y guarde el mismo número de empleado en la pestaña Configuración de pago. Posteriormente, asignará el mismo número a la configuración de usuario en Timesheets.com.

Clientes y Proyectos

Los clientes en Timesheets.com se importan a QuickBooks como Clientes o Clientes. Los proyectos se importan a QuickBooks como trabajos. En el siguiente ejemplo, el cliente es «Aircar Industries» y el proyecto (o Trabajo en QuickBooks) es «Mercury».

Puede ingresar Clientes y Trabajos en Timesheets.com y QuickBooks directamente, o puede crearlos inicialmente en Timesheets.com y hacer que Timesheets.com los cree en QuickBooks durante el proceso de importación. Si los clientes y trabajos no están activados, pueden reactivarse automáticamente durante la importación.

Tenga en cuenta que la ortografía y el uso de mayúsculas de todos los elementos de la lista (clientes, proyectos y códigos de cuenta) en Timesheets.com y QuickBooks deben coincidir exactamente o se pueden crear duplicados en QuickBooks sin darse cuenta durante el proceso de importación. También tenga en cuenta que los elementos de la lista pueden tener hasta 41 caracteres (incluidos los espacios en blanco).

Códigos de cuenta y Cuadro de cuentas

QuickBooks requiere un artículo de servicio para cada entrada de gastos. Los códigos de cuenta en Timesheets.com son equivalentes a los elementos del catálogo de cuentas en QuickBooks, por lo que los códigos de cuenta utilizados en Timesheets.com deben coincidir con los elementos de QuickBooks.

Si no usa códigos de cuenta, aún necesitará al menos uno. El valor predeterminado en Timesheets.com es «Sin categorizar». Cree este elemento en el Plan de cuentas en QuickBooks.

3. Configuración de Timesheets.com

En Timesheets.com, navegue a la configuración de cada empleado haciendo clic en el ícono de la rueda dentada a la izquierda de su (nombre del tablero). Luego, navegue a su pestaña Opciones e ingrese el mismo número de la configuración de QuickBooks en la configuración 1-A para que un empleado o proveedor en QuickBooks tenga el mismo número en Timesheets.com. Esto garantiza que el tiempo se importe en la hoja de tiempo adecuada en QuickBooks.

4. Setting Up the Timesheets.com Importer

Para configurar el importador, ponga QuickBooks en modo de usuario único. Haga doble clic en el icono del escritorio instalado en el paso 1 para iniciar el importador. Al ejecutar el importador por primera vez, QuickBooks abrirá un cuadro de diálogo solicitando permiso para instalar el software.

• Seleccione la tercera opción, Sí, siempre que el archivo de empresa de QuickBooks esté abierto.
• Marque la casilla junto a Permitir que esta aplicación acceda a datos personales… (Esta opción es necesaria porque el módulo de nómina contiene información personal).
• Haga clic en Continuar y siga las indicaciones para completar el proceso.

¡Ahora estás listo para importar tus datos a QuickBooks!