La siguiente información lo ayudará a configurar QuickBooks. Debe consultar su documentación individual para asegurarse de que está configurando QuickBooks correctamente para trabajar con Timesheets.com, ya que las cosas pueden cambiar ligeramente de una versión a otra. Timesheets.com recomienda encarecidamente que haga una copia de seguridad de su último archivo de QuickBooks antes de importar los datos.
Hay 8 temas cubiertos en esta página.
- Configuración de la lista de artículos de nómina para QuickBooks
- Configuración de empleados para QuickBooks
- Configuración de la lista de artículos para QuickBooks
- Configuración de Timesheets.com y creación de su archivo IIF
- Importación de su archivo IIF
- Creación de facturas en QuickBooks utilizando el tiempo del proyecto importado
- Ver hojas de tiempo en QuickBooks después de importar datos de Timesheets.com
- Precauciones y otras notas
Volver a la configuración de exportación de datos
ANTES DE COMENZAR: Para utilizar nuestro servicio con QuickBooks, los cálculos manuales de nómina deben estar habilitados. Este paso solo es necesario si la nómina aún no está activada en QuickBooks. Para activar los cálculos manuales de nómina en QuickBooks, busque en la ayuda de QuickBooks «nómina manual». Verá un enlace en los resultados de la búsqueda para configurar el archivo de su empresa para usar la configuración de cálculos manuales de nómina. Seleccione ese enlace. Verá una configuración que le pregunta si está seguro de que desea calcular manualmente sus impuestos sobre la nómina en QuickBooks. Haga clic en ese enlace para actualizar la configuración del archivo de su empresa. Ahora está listo para completar el siguiente procedimiento de configuración.
1. Configuración de la lista de artículos de nómina en QuickBooks
Comience abriendo la Lista de Elementos de Nómina en QuickBooks. La lista de elementos de nómina se encuentra como se muestra a continuación. QuickBooks usa ‘Elementos de nómina’ para categorizar las horas de los empleados. Debe ingresar los elementos de la nómina exactamente como se muestra aquí para que su proceso de importación funcione correctamente. También tenga en cuenta que debe usar nuestras etiquetas de clasificación de tiempo predeterminadas en la Configuración de la empresa en la pestaña Por horas. Si elige cambiar cualquiera de las etiquetas de tiempo libre predeterminadas, también debe cambiar el elemento de nómina en QuickBooks para que coincida. Los 7 artículos de nómina requeridos se muestran a continuación.
- Horas estándar de TCO
- Horas sobre tiempo de TCO
- Horas doble tiempo de TCO
- Horas incapacidad de TCO
- Horas vacaciones de TCO
- Horas tiempo libre pagado de TCO
- Horas día feriado de TCO
2. Configuración de empleados en QuickBooks
Para comenzar, abra QuickBooks y busque la pantalla de edición de la información del empleado del primer empleado que desea configurar. Es importante que la información en Timesheets.com y la información en QuickBooks sobre cada empleado coincidan exactamente. Para configurar empleados en QuickBooks para que coincidan con los empleados en Timesheets.com, debe asegurarse de que la ortografía de los nombres en QuickBooks y Timesheets.com sea exactamente la misma. (Por ejemplo, si el nombre de un empleado en Timesheets.com contiene un segundo nombre o una inicial del segundo nombre, también debe ser así en QuickBooks). Sugerimos copiar y pegar los nombres de un software a otro para asegurarse de que coincidan exactamente. Si no coinciden, QuickBooks creará un «nuevo» empleado durante el proceso de importación porque no reconocerá el nombre del empleado.
Cuando esté editando la información del empleado, cambie a la pestaña «Información de nómina y compensación» (como se muestra a continuación). Si el empleado específico es POR HORA, asegúrese de que la casilla «Usar datos de tiempo para crear cheques de pago» esté marcada. Para los empleados del Proyecto, asegúrese de que la casilla NO esté marcada.
Finalmente, para los empleados POR HORA, asegúrese de agregar todos los Elementos de nómina (del paso 1 anterior) al cuadro Ganancias como se muestra a continuación. Puede agregar Elementos de nómina haciendo clic dentro del cuadro Ganancias. Cada elemento de nómina (como TCO Std Hours) debe tener una tarifa por hora asociada. Agregue la tasa adecuada cada vez que agregue un elemento de nómina. Repita este proceso para todos sus empleados.
3. Configuración de la lista de artículos en QuickBooks
Los artículos de servicio en QuickBooks son los mismos que los códigos de cuenta/departamento en Timesheets.com. No necesita crear elementos de servicio en QuickBooks, ya que se crearán automáticamente durante el proceso de importación desde Timesheets.com. Si ya tiene elementos de servicio que usa en QuickBooks y desea agregar esos elementos a Timesheets.com, debe asegurarse de que los elementos de servicio estén escritos exactamente igual en Timesheets.com y QuickBooks o QuickBooks no los reconocerán y crearán un nuevo servicio. Artículos durante su importación.
Una vez que haya creado sus artículos de servicio, debe editarlos para agregar precios e información de cuenta haciendo clic en el menú LISTAS en QuickBooks, luego LISTA DE ARTÍCULOS como se muestra a continuación.
4. Configuración de Timesheets.com y creación de su archivo IIF
Timesheets.com creará un archivo IIF que importará a QuickBooks. Para crear un archivo IIF, primero debe obtener 3 valores DESDE QuickBooks e ingresarlos en la página de configuración de exportación de datos. Solo necesitaras hacer esto una vez. Los valores que necesitarás son:
- Número de hora de creada por la empresa
- Número de versión QB
- Número de versión de IIF
Para obtener estos números, debe crear un archivo de exportación DESDE QuickBooks. Para hacer esto, haga clic en el menú ARCHIVO en QuickBooks. Seleccione UTILIDADES, luego EXPORTAR y finalmente LISTAS DE TEMPORIZADORES. Se le pedirá que guarde un archivo. Escriba un nombre para el archivo si aún no tiene uno, guarde el archivo en su escritorio y ábralo usando el Bloc de notas u otro editor de texto. Los valores que está buscando están resaltados en amarillo a continuación.
EN EL EJEMPLO QUE SE MUESTRA A CONTINUACIÓN:
- El valor COMPANYCREATETIME que debe ingresar en Timesheets.com es 115282269
- El número de LIBERACIÓN que debe ingresar en Timesheets.com es R7P
- El número de VERSIÓN IIF que debe ingresar en Timesheets.com es 1
Una vez que haya guardado la configuración de exportación de datos en Timesheets.com, la opción de descarga de QUICKBOOKS en la página INFORMES DE PERÍODO DE NÓMINA estará disponible y ahora podrá crear su archivo de exportación. Para crear un archivo de exportación, haga clic en Informes de nómina en el menú por horas de Timesheets.com. Luego, seleccione QUICKBOOKS como formato de descarga en el cuadro desplegable que se encuentra justo encima de la tabla de informes de períodos de nómina. Finalmente, seleccione el enlace DESCARGAR apropiado desde dentro de la tabla al lado del Reporte que desea exportar. Se le pedirá que guarde el archivo IIF que debe guardar en su escritorio.
5. Importación de su archivo IIF
Antes de importar su archivo IIF a QuickBooks, debería haber leído y comprendido las instrucciones anteriores. Debería haber configurado todos sus empleados, artículos de servicio y artículos de nómina en QuickBooks y debería haber ingresado la información correcta en la pantalla de configuración de Timesheets.com para su versión de QuickBooks y su valor EMPRESACREARTIEMPO.
Si ha completado todos estos pasos, está listo para importar archivos IIF.
Para importar su archivo, abra QuickBooks y seleccione ARCHIVO en el menú principal. Luego seleccione UTILIDADES, luego IMPORTAR y finalmente IIF. Seleccione el archivo IIF correcto que haya exportado de Timesheets.com y haga clic en Aceptar.
6. Creación de facturas en QuickBooks utilizando el tiempo del proyecto importado
Para facturar el tiempo del proyecto, creará facturas en QuickBooks. Para ingresar el tiempo del proyecto en una factura, haga clic en el botón ‘TIEMPO/COSTOS’ en la parte superior de la ventana de la factura en QuickBooks y luego seleccione la pestaña TIEMPO como se muestra a continuación. Todo el tiempo para ese proyecto se mostrará en esta pestaña. Seleccione el tiempo que desea agregar a la factura haciendo clic en el icono de la línea de pedido en el extremo izquierdo y haga clic en Aceptar. El tiempo del proyecto debería aparecer en su factura.
Si no ha creado sus Elementos de servicio (ver arriba) con la información de precio correspondiente, el precio de su factura puede mostrar un monto de $0. Debe asegurarse de que sus elementos de servicio estén configurados correctamente si desea crear facturas utilizando el tiempo del proyecto importado. Observe que la tarifa que se muestra a continuación corresponde exactamente a la tarifa del artículo de servicio que se muestra en el ejemplo anterior del artículo de servicio.
7. Ver hojas de tiempo en QuickBooks después de importar datos de Timesheets.com
Para ver las hojas de tiempo de los empleados, primero debe habilitar TIEMPO Y GASTOS en sus preferencias de QuickBooks. Seleccione EDITAR en el menú superior de QuickBooks, luego seleccione PREFERENCIAS. En la ventana que se abre, seleccione TIEMPO Y GASTOS en el menú de la izquierda y luego la pestaña PREFERENCIAS DE LA EMPRESA. Establezca la opción ¿REGISTRA EL TIEMPO? respuesta a SÍ y establezca el primer día de su semana laboral. Ahora está listo para continuar.
Dado que su proceso de importación ya se completó en los pasos anteriores, ahora puede ver las hojas de tiempo. Seleccione EMPLEADOS en el menú superior de QuickBooks, luego seleccione INGRESAR HORA y finalmente seleccione USAR HOJAS DE HORARIOS SEMANALES. Verá una ventana como la que se muestra a continuación. Seleccione el empleado que desea ver y use los botones anterior/siguiente para moverse entre fechas.
Observe el ícono a la derecha con la X roja. Si el tiempo es POR HORA, el ícono aparecerá con la X. Si el tiempo es PROYECTO, el ícono aparecerá sin la X roja. Por lo tanto, todos los empleados por hora deben tener X rojas mientras que los empleados del Proyecto no deberían tener ninguna.
8. Solución de problemas
Esta última sección del tutorial está destinada a ayudar a evitar problemas experimentados por algunos usuarios. Cuando se informan problemas con el proceso de exportación a Timesheets.com, es posible que las notas se actualicen aquí de vez en cuando.
Problema: Los valores deben coincidir entre Timesheets.com y QuickBooks: Segundos nombres de los empleados
Timesheets.com no requiere un segundo nombre para los empleados, pero algunas empresas sí tienen segundos nombres o iniciales de segundos dentro de QuickBooks. Para que la exportación funcione correctamente, todos los datos enviados desde Timesheets.com a QuickBooks deben coincidir exactamente, letra por letra. Esto también se aplica a Proyectos («trabajos» en QuickBooks), Códigos de cuenta/departamento («artículos de servicio» en QuickBooks) y todos los demás valores exportados. Si está intentando exportar datos de un empleado a QuickBooks y alguno de los valores NO coincide, QuickBooks creará un nuevo elemento donde falla la coincidencia. Por ejemplo, si exporta el tiempo de John Smith pero en QuickBooks el empleado aparece como John Q. Smith, QuickBooks supondrá que John Smith es un nuevo empleado. La mejor manera de resolver este problema es eliminar la inicial del medio de QuickBooks o puede intentar agregarla al campo del nombre del empleado en Timesheets.com. De cualquier manera, siempre sugerimos ejecutar una prueba antes de usar la exportación en un entorno de producción real.
Problema: Importación duplicada en QuickBooks
QuickBooks no tiene forma de saber si un archivo de importación es único, por lo que si intenta importar el mismo archivo dos veces, QuickBooks tratará todas las entradas como entradas nuevas y creará registros de tiempo duplicados en QuickBooks. Nunca recomendamos importar un archivo más de una vez para reducir la posibilidad de registros duplicados.
Si tiene algún problema, háganoslo saber utilizando nuestro formulario de contacto habitual.