Si está utilizando Timesheets.com con QuickBooks por primera vez, le animamos a que se ponga en contacto con nosotros para obtener ayuda con la configuración de su integración.

Tabla de contenido

1. Requisitos del sistema
2. Configuración de empleados en QuickBooks
3. Configuración del caso especial para importar tiempo a proveedores
4. Configuración de clientes y trabajos en QuickBooks
5. Configuración de elementos de servicio en QuickBooks
6. Configuración de empleados en Timesheets.com
7. Configuración de clientes, proyectos y códigos de cuenta en Timesheets.com
8. Asignación de tiempo directamente a clientes sin trabajos
9. Configuración del importador de Timesheets.com
10. Tiempo de exportación
11. Mapa de datos

1. Requisitos del sistema

• Acceso administrativo a QuickBooks
• Acceso administrativo a Windows (QuickBooks no es compatible con Mac)
• Acceso administrativo a Timesheets.com
• Capacidad para acceder a QuickBooks en modo de usuario único

Instalación del software de importación en su PC

1. En Timesheets.com, haga clic en el ícono de la rueda dentada en la esquina superior derecha, luego haga clic en Configuración de compañía. Vaya a la pestaña Exportación de datos y haga clic en el enlace Importador de escritorio de QuickBooks.
2. Haga clic en el enlace Descargar archivo de configuración de importación de QuickBooks.
3. Hay dos archivos dentro del archivo comprimido que deberá instalar:
   • archivo QBFC11
   • Archivo de configuración de partes de horas
4. Ejecute e instale ambos archivos con la configuración predeterminada. Nota: debe tener el archivo de empresa de QuickBooks abierto en QuickBooks mientras completa las instalaciones de ambos archivos.
5. Cuando termine, debería ver un nuevo ícono en su escritorio que se parece al ícono a continuación. Esta es la aplicación de importación y la usará cuando esté listo para importar sus datos.

2.Configuración de empleados en QuickBooks

Cada empleado en QuickBooks y Timesheets.com debe tener el mismo número de empleado. Vaya al Centro de empleados. Edite cada empleado y seleccione la pestaña Información adicional. Localice el Número de cuenta e ingrese un número único para el empleado en ese campo.

A continuación, seleccione la pestaña Información de nómina para cada usuario y desmarque la casilla junto a Usar datos de tiempo para crear cheques de pago.

3. Configuración del caso especial para importar tiempo a proveedores

Para importar el tiempo del proyecto a un proveedor (en lugar de a un empleado), edite el proveedor y guarde un número único en la pestaña Configuración de pago. Posteriormente, asignará el mismo número al usuario en Timesheets.com. Tenga en cuenta que si tiene un proveedor y un empleado con el mismo número de cuenta, el tiempo se escribirá en la hoja de horas del empleado en QuickBooks, no en la hoja de horas del proveedor.

4. Configuración de clientes y trabajos en QuickBooks

Los clientes en Timesheets.com se importan a QuickBooks como Clientes o Clientes. Los proyectos se importan a QuickBooks como trabajos. En el siguiente ejemplo, el cliente es «Aircar Industries» y el proyecto (o Trabajo en QuickBooks) es «Mercury».

Puede ingresar Clientes y Trabajos en Timesheets.com y QuickBooks directamente, o puede crearlos inicialmente en Timesheets.com y hacer que Timesheets.com los cree en QuickBooks durante el proceso de importación. Si los clientes y trabajos no están activados, pueden reactivarse automáticamente durante la importación.

Tenga en cuenta que la ortografía y el uso de mayúsculas de todos los elementos de la lista (clientes, proyectos y códigos de cuenta) en Timesheets.com y QuickBooks deben coincidir exactamente o se pueden crear duplicados en QuickBooks sin darse cuenta durante el proceso de importación. También tenga en cuenta que los elementos de la lista pueden tener hasta 41 caracteres (incluidos los espacios en blanco).

5. Configuración de elementos de servicio en QuickBooks

Si tiene elementos de servicio en QuickBooks, deberá copiarlos en la lista de códigos de cuenta en Timesheets.com para usarlos en el seguimiento del tiempo y la importación. Si no usa artículos de servicio, aún necesitará al menos un código de cuenta para la importación. El código de cuenta predeterminado en Timesheets.com se titula «Sin categorizar», pero puede cambiarle el nombre para que coincida con un elemento de servicio de QuickBooks existente si lo desea.

6. Configuración de empleados en Timesheets.com

En Timesheets.com, navegue a la configuración de cada empleado haciendo clic en el ícono de la rueda dentada a la izquierda de su (nombre del tablero). Luego, navegue a su pestaña Opciones e ingrese el mismo número de la configuración de QuickBooks en la configuración 1-A para que un empleado o proveedor en QuickBooks tenga el mismo número en Timesheets.com. Esto garantiza que el tiempo se importe en la hoja de tiempo adecuada en QuickBooks.

7. Configuración de clientes, proyectos y códigos de cuenta en Timesheets.com

Los clientes, proyectos y códigos de cuenta en Timesheets.com se configuran a través de sus respectivas listas a las que se accede desde el menú de la izquierda. Agregue los elementos de la lista tal como aparecen en su archivo de QuickBooks, prestando atención a la ortografía exacta y las mayúsculas. Recomendamos copiar y pegar los valores si es posible. Los elementos de la lista también se pueden importar usando un archivo de importación si hay una gran cantidad de ellos. En la imagen de ejemplo a continuación, agregaría un código de cuenta (artículo de servicio en QuickBooks) escribiendo el nombre del código y haciendo clic en el botón Agregar nuevo código de cuenta. El nuevo elemento aparecerá en la lista a continuación.

8. Asignación de tiempo directamente a clientes sin trabajo

Si tiene clientes pero no utiliza trabajos, puede importar sus datos cambiando el nombre del proyecto predeterminado en Timesheets.com a «null». Cuando el importador ve el valor de «nulo» para el proyecto, lo ignora y asigna el tiempo trabajado directamente al cliente en QuickBooks sin trabajo.

9. Configuración del importador de Timesheets.com

Para configurar el importador, ponga QuickBooks en modo de usuario único. Haga doble clic en el icono del escritorio instalado en el paso 1 para iniciar el importador. Al ejecutar el importador por primera vez, QuickBooks abrirá un cuadro de diálogo solicitando permiso para instalar el software.

• Seleccione la tercera opción, Sí, siempre que el archivo de empresa de QuickBooks esté abierto.
• Marque la casilla junto a Permitir que esta aplicación acceda a datos personales… (Esta opción es necesaria porque el módulo de nómina contiene información personal).
• Haga clic en Continuar y siga las indicaciones para completar el proceso.

Ahora está listo para importar sus datos a QuickBooks.

10. Exportanr horas

Para exportar el tiempo desde Timesheets.com, haga clic en Reportes en el menú de la izquierda, luego haga clic en Reporte personalizable en Seguimiento del tiempo de proyecto. Desde allí, seleccione los parámetros del formulario, incluidas las fechas y otros filtros.

Consejos

1. Si desea exportar notas con sus registros de tiempo, asegúrese de marcar la casilla junto a Incluir notas de trabajo al descargar. De lo contrario, sus datos se exportarán sin notas de trabajo.
2. Si está archivando el tiempo del proyecto después de la exportación, asegúrese de desmarcar la casilla junto a Incluir tiempo archivado. Esto ayudará a evitar la posibilidad de volver a exportar el tiempo que ya se ha importado a QuickBooks.
3. Una vez que haya importado con éxito su tiempo a QuickBooks, le sugerimos archivarlo en Timesheets.com. Este paso ayuda a evitar la creación de entradas de tiempo duplicadas en QuickBooks al volver a importar accidentalmente los mismos registros de tiempo dos veces.
4. Al importar el tiempo facturable a QuickBooks, el código de cuenta debe importarse como un artículo de servicio, ya que el tiempo marcado como facturable requiere un artículo de servicio. QuickBooks no aceptará una importación de tiempo facturable si el código de cuenta está configurado para traducirse en algo que no sea un artículo de servicio.
5. Al importar el tiempo donde el Código de cuenta se traduce a Clase, hay dos configuraciones de Preferencias que deben configurarse correctamente en QuickBooks.
   • En la sección Contabilidad en la pestaña Preferencias de la empresa, la sección Clase debe estar habilitada. Marque la casilla junto a Usar seguimiento de clases…
   • En la sección Nómina y empleados en la pestaña Preferencias de compañía, se debe marcar la casilla Costo de trabajo, Clase y artículo y las clases se deben asignar por artículo de Ingresos. Sin esta configuración, la columna Clases no se mostrará en la hoja de tiempo semanal.

11. Mapa de Datos