Si aún no lo ha hecho, primero complete las instrucciones de configuración de exportación de QuickBooks Online. Una vez hecho esto, solo se necesitan unos pocos clics para obtener sus datos en QuickBooks Online.

Exportación de tiempo y gastos

1. En Timesheets.com, selecciones Reportes en el menú de la izquierda.
2. Seleccione el enlace apropiado en la sección Exportar a QuickBooks Online.
3. Configure sus parámetros de exportación y haga clic en el botón Exportar a QuickBooks Online.
4. Verá una lista con todas las marcas de tiempo que coinciden con sus criterios. Cada elemento de línea tendrá una casilla de verificación previamente marcada. Revise la hora y anule la selección de los elementos que no desea exportar. Cualquier elemento ya exportado no tendrá una casilla de verificación.
5. Haga clic en el botón en la parte superior de la página para enviar sus datos a QuickBooks Online. Según el tamaño de la exportación, puede tardar varios minutos en completarse.
6. A continuación, haga clic en la pestaña Exportaciones anteriores en la parte superior de la página de exportación para ver su estado de exportación y otros detalles. Una vez que se complete la exportación, los datos exportados estarán disponibles en QuickBooks Online.
7. Si hubo un problema con su exportación, la exportación mostrará que ha fallado. También verá los íconos Ver y Reintentar, así como una opción para Eliminar registros fallidos.
   1. Haga clic en el ícono Ver para ver los detalles de la exportación, incluidos los datos que no se pudieron exportar y por qué (generalmente un elemento que no coincide).
   2. Haga clic en Eliminar registros fallidos para eliminar los registros que no se exportaron correctamente a QuickBooks Online y que se marcaron con un error. Esto marcará el resto del informe como «Completado».
   3. Una vez que se hayan realizado las correcciones necesarias a los datos fallidos, puede enviar un nuevo informe de QuickBooks Online. Las hojas de tiempo filtran automáticamente los registros de los informes «Completados» que ya se han importado correctamente a QuickBooks Online, por lo que solo se intentarán los datos fallidos anteriormente (se recomienda no eliminar las exportaciones completadas anteriores por este motivo).

Notas generales

• El tiempo por hora y el tiempo del proyecto se muestran en la hoja de tiempo semanal en su cuenta de QuickBooks Online, mientras que los gastos importados a QuickBooks Online se muestran como facturas.
• Para las exportaciones de tiempo del proyecto, si tiene clientes pero no trabajos en QuickBooks Online, cree un nuevo proyecto en Timesheets.com y asígnele el nombre «nulo». Use ese proyecto con cualquier cliente en QuickBooks Online que no tenga subclientes ni trabajos. Cuando Timesheets.com ve un proyecto llamado «null», lo ignora al exportar datos.
• Los nombres para mostrar de los empleados en QuickBooks Online deben coincidir con los nombres de los empleados en Timesheets.com en formato «[nombre] [apellido]». Por lo tanto, el nombre «John» y el apellido «Smith» en Timesheets.com equivalen al nombre para mostrar «John Smith» en QuickBooks Online. Es mejor no usar las iniciales del medio en ninguno de los servicios para garantizar una coincidencia adecuada. Esto también se aplica a los proveedores de QuickBooks Online.
• Para las exportaciones de tiempo, los clientes, los proyectos (clientes secundarios en QuickBooks Online) y los códigos de cuenta (elementos de servicio en QuickBooks Online) deben tener exactamente el mismo nombre tanto en QuickBooks Online como en Timesheets.com. Los nombres que no coincidan harán que el proceso de exportación falle para esos elementos de línea.
• Para exportaciones de gastos, el Proveedor en Timesheets.com es el Beneficiario en QuickBooks Online para la factura que se crea cuando se importa a QuickBooks Online. El código de cuenta en Timesheets.com equivale al plan de cuentas.
• El tiempo importado a QuickBooks Online se guarda en la hoja de tiempo semanal en formato de minutos en lugar de formato decimal.
• Antes de volver a intentar una importación, la información que no coincide debe corregirse en QuickBooks Online.
• Al importar tiempo de proyecto facturable a QuickBooks Online, las tarifas de facturación se importan de Timesheets.com, pero no las tarifas de costos.

Notas para exportar información de nómina a QuickBooks Online

Las hojas de tiempo semanales de QuickBooks Online actualmente no tienen artículos de salario. Esto significa que todo el tiempo que importe en QuickBooks Online para la nómina se importará como tiempo regular y deberá cambiar manualmente los valores para los empleados que tienen horas extra o tiempo libre durante el período de nómina. Tan pronto como QuickBooks Online actualice su interfaz, permitiremos que esa información fluya desde Timesheets.com a QuickBooks Online. Mientras tanto, deberá ingresar los valores de tiempo extra y tiempo libre manualmente cuando ejecute la nómina. Cierre la nómina como lo haría normalmente con Timesheets.com. Esto producirá un informe de nómina que puede usar con QuickBooks Online.

QuickBooks Online no realiza un seguimiento de las horas de inicio y finalización una vez que se importa el tiempo por hora (para la nómina) en su hoja de horas semanal. Por este motivo, la hora importada de Timesheets.com se agrupa en una sola entrada en la fecha de inicio de la marca de tiempo, incluso si la marca de tiempo cruza la medianoche. Por ejemplo, si un empleado registra su entrada a las 11 p. m. y su salida a la 1 a. m. de la mañana siguiente, la marca de tiempo de 2 horas se importará a la hoja de tiempo semanal de QuickBooks Online como una marca de tiempo de 2 horas en la fecha de inicio. No habrá registro de tiempo en el día siguiente. Cabe señalar que los informes de nómina de Timesheets.com dividen correctamente el tiempo en 1 hora para cada uno de los dos días.

Como siempre, comuníquese con nuestro personal de soporte si tiene alguna pregunta sobre estos procedimientos.