QuickBooks Escritorio: Configurar seguimiento de tiempo por hora para la nómina

Tabla de contenido

1. Requisitos del sistema
2. Instalación del software de importación en su PC
3. Configuración de QuickBooks para reconocer los datos de Timesheets.com
4. Configurar números de empleados de Timesheets.com y artículos de nómina de tiempo libre para que coincidan con QuickBooks
5. Configuración del importador de Timesheets.com
6. Mapa de datos

1. Requisitos del sistema

• Acceso administrativo a QuickBooks
• Acceso administrativo a Windows (QuickBooks no es compatible con Mac)
• Acceso administrativo a Timesheets.com
• Capacidad para acceder a QuickBooks en modo de usuario único

2. Instalar software de importación en su PC

1. En Timesheets.com, haga clic en el ícono de la rueda dentada en la esquina superior derecha, luego haga clic en Configuración de compañía. Vaya a la pestaña Exportación de datos y haga clic en el enlace Importador de escritorio de QuickBooks.
2. Haga clic en el enlace Descargar archivo de configuración de importación de QuickBooks.
3. Hay dos archivos dentro del archivo comprimido que deberá instalar:
   • archivo QBFC11
   • Archivo de configuración de timesheets
4. Ejecute e instale ambos archivos con la configuración predeterminada. Nota: debe tener el archivo de empresa de QuickBooks abierto en QuickBooks mientras completa las instalaciones de ambos archivos.
5. Cuando termine, debería ver un nuevo ícono en su escritorio que se parece al ícono a continuación. Esta es la aplicación de importación y la usará cuando esté listo para importar sus datos.

3. Configuración de QuickBooks para reconocer los datos de Timesheets.com

Comience por navegar a la lista de artículos de nómina de QuickBooks. Puede ingresar elementos de nómina para tiempo estándar, tiempo extra, tiempo doble y hasta 6 tipos de tiempo libre. Puedes nombrarlos como quieras. Aquí hay una lista de artículos de nómina de muestra:

Cada empleado en QuickBooks debe tener el mismo número de empleado en Timesheets.com. Vaya al Centro de empleados. Edite cada empleado y seleccione la pestaña Información adicional. Localice el Número de cuenta e ingrese un número único para el empleado en ese campo.

Caso especial: Importación de tiempo para proveedores

Si el usuario en QuickBooks es un proveedor (como un contratista), ingrese el número único en la pestaña Configuración de pago en el campo Número de cuenta para el proveedor. Tenga en cuenta que si tiene un proveedor y un empleado con el mismo número de cuenta, el tiempo se escribirá en la hoja de horas del empleado en QuickBooks, no en la hoja de horas del proveedor.

A continuación, seleccione la pestaña Información de nómina para cada usuario e ingrese los Elementos de nómina necesarios en la tabla de Ganancias como se ve a continuación. Marque la casilla debajo de la tabla de ganancias que dice, Usar datos de tiempo para crear cheques de pago.

QuickBooks requiere un artículo de servicio para cada entrada de tiempo por hora importada. Los códigos de cuenta en Timesheets.com son equivalentes a los elementos de servicio en QuickBooks, por lo que cualquier código de cuenta que se use en Timesheets.com también debe crearse en QuickBooks como elementos de servicio para poder importar el tiempo. (También tenga en cuenta que los elementos de la lista pueden tener hasta 41 caracteres, incluidos los espacios en blanco).

Si no usa códigos de cuenta para el seguimiento del tiempo, aún necesitará al menos uno. El valor predeterminado en Timesheets.com es «Sin categorizar». Cree este artículo de servicio en QuickBooks.

4. Configurar números de empleados de Timesheets.com y artículos de nómina de tiempo libre para que coincidan con QuickBooks

En Timesheets.com, navegue a la configuración de cada empleado haciendo clic en el ícono de la rueda dentada a la izquierda de su (nombre del tablero). Luego, navegue a su pestaña Opciones e ingrese el mismo número de la configuración de QuickBooks en la configuración 1-A para que un empleado o proveedor en QuickBooks tenga el mismo número en Timesheets.com. Esto garantiza que el tiempo se importe en la hoja de tiempo adecuada en QuickBooks.

A continuación, vaya a Configuración de la empresa y seleccione la pestaña Por horas. Desplácese hacia abajo hasta la sección 3. Asegúrese de que las etiquetas personalizadas para el tiempo libre coincidan con sus artículos de nómina existentes como se enumeran en QuickBooks.

Vista en Timesheets.com:

5. Configurar importador de Timesheets.com

Para configurar el importador, ponga QuickBooks en modo de usuario único. Haga doble clic en el icono del escritorio instalado en el paso 1 para iniciar el importador. Al ejecutar el importador por primera vez, QuickBooks abrirá un cuadro de diálogo que solicita permiso para instalar el software.

• Seleccione la tercera opción, Sí, siempre que el archivo de empresa de QuickBooks esté abierto.
• Marque la casilla junto a Permitir que esta aplicación acceda a datos personales… (Esta opción es necesaria porque el módulo de nómina contiene información personal).
• Haga clic en Continuar y siga las indicaciones para completar el proceso.

Haga clic en el menú Archivo de la aplicación de importación y luego haga clic en configuración.

Ingrese los valores del elemento de nómina en los campos y haga clic en Guardar. Si no está utilizando los 9 campos, copie el valor de 1.0x Nombre del elemento («Horas estándar» en este ejemplo) en los campos no utilizados para que no queden en blanco.

Ahora está listo para importar sus datos a QuickBooks.

Recomendaciones

Al importar el tiempo donde el Código de cuenta se traduce a Clase, hay dos configuraciones de Preferencias que deben configurarse correctamente en QuickBooks.

• En la sección Contabilidad, en la pestaña Preferencias de compañía, la sección Clase debe estar habilitada. Marque la casilla que dice Usar seguimiento de clase…
• En la sección Nómina y empleados, en la pestaña Preferencias de la empresa, se debe marcar la casilla Costo de trabajo, Clase y artículo y se deben asignar clases por artículo de Ingresos. Sin esta configuración, la columna de clases no se mostrará en la hoja de tiempo semanal.

6. Mapa de datos