Para acceder a la configuración de la cuenta de toda la empresa para el seguimiento del tiempo por hora:
- Haga clic en el ícono de la rueda dentada
en la esquina superior para acceder a Configuración de Compañía. - Vaya a la pestaña Por Hora.
A continuación, se incluye una descripción de cada una de las configuraciones horarias globales y cómo afectan las cuentas de los usuarios. (La numeración de las configuraciones a continuación corresponde a la de la pestaña Por hora de la página Configuración de la empresa).
1. ¿Con qué frecuencia cierra su nómina?
La configuración de su programa de nómina acelera el proceso de cierre de la nómina y ayuda a evitar la superposición accidental y las fechas incorrectas de los informes de nómina. El sistema calculará los períodos de pago por usted para que solo tenga que hacer una selección de un menú desplegable para elegir el período de pago adecuado. Si tiene miembros del personal en horarios de nómina separados, puede elegir “Horario flexible” para establecer manualmente las fechas del período de pago en cada cierre de nómina.
1-A. ¿Cuál fue el primer día de su primer período de nómina de este mes?
Establezca la fecha de inicio en el primer día del primer período de pago completo que ocurrió en el mes actual, de acuerdo con su programa de nómina. (por ejemplo, si ejecuta la nómina cada dos semanas y el primer día del nuevo período es el lunes 4, establezca la fecha para el 4).
2. Establezca la política de horas extra predeterminada para nuevos usuarios.
Esta configuración controla cómo se calculan las horas extra y cómo se aplican a los nuevos usuarios a medida que se agregan a Timesheets.com. Cambiar esta configuración no afectará a los usuarios existentes en la cuenta. (Consulte la Sección 3 de la pestaña Opciones en la página de configuración individual de un usuario para ajustar las políticas de horas extra de los usuarios existentes).
2-A. Establece el inicio de tu semana laboral. (normalmente los domingos o lunes a las 00:00)
Este es el delineador de semana laboral predeterminado para nuevos usuarios. Por lo general, debe establecerse el domingo a las 00:00 si su semana laboral es de domingo a sábado, y el lunes a las 00:00 si su semana laboral es de lunes a domingo. Si tiene usuarios que trabajan en turnos nocturnos, es posible que deba establecer este valor en un horario diferente para que esos turnos no se dividan entre días laborales o períodos de pago.
Por ejemplo, si tiene empleados que trabajan en turnos de noche de 10:00 p. m. a 6:00 a. m., puede configurar el delineador de días laborales a las 12:00 p. m. para garantizar que los registros de tiempo no se dividan entre días calendario. Esto significaría que todo el turno se trabaja efectivamente en el mismo “día laboral”, aunque la fecha cambie a la medianoche durante el turno. Esto también se puede configurar para un usuario individual. (Consulte la Sección 3 de la pestaña Opciones en la página de configuración individual de un usuario).
3. ¿Qué categorías de tiempo libre remunerado necesita?
El software Timesheets.com tiene seis categorías integradas de tiempo libre pagado. Los primeros tres (etiquetados como enfermedad, vacaciones y tiempo libre pagado de forma predeterminada) están diseñados para realizar un seguimiento del tiempo acumulado o acumulado y los otros tres (etiquetados como día feriado, otro1 y otro2 de forma predeterminada) no pueden acumular saldos de tiempo. Los nombres de estas categorías y sus abreviaturas se pueden personalizar en esta página. Puede activar/desactivar cada uno de ellos de forma independiente. Nota: Si está designando una categoría de tiempo libre para usar con nuestro conversor de tiempo compensatorio, debe ser una categoría de tiempo libre acumulable.
3-A. ¿Llevar un registro de los saldos acumulados de tiempo libre?
Habilitar esta configuración seleccionando Me gustaría que Timesheets.com realice un seguimiento de los saldos de acumulación de tiempo libre para mis usuarios habilitará las funciones programables de acumulación en la cuenta de cada usuario y le permitirá a usted y a su personal monitorear las tasas de acumulación y los saldos de tiempo libre. Configúrelo en Planeo realizar un seguimiento de los saldos de tiempo libre de otra manera si desea realizar un seguimiento de los saldos de tiempo libre acumulados fuera de Timesheets.com.
4. ¿Requerir la autorización del supervisor para todas las ediciones de hojas de tiempo por hora?
Habilitar esta configuración requerirá que un supervisor o administrador apruebe todas las entradas de la hoja de tiempo (usando la entrada de tiempo manual) y las ediciones antes de que se cierren para la nómina o se archiven. Esta configuración no se aplica al tiempo registrado usando los botones de reloj de entrada/salida en tiempo real. Es importante tener en cuenta que esta es solo la configuración predeterminada para los nuevos usuarios. Cambiar esta configuración no afectará a los usuarios existentes. Para ajustar esta configuración para los usuarios existentes, debe visitar la pestaña Opciones de la página de configuración de cada usuario y ajustar la configuración 7-A.
5. ¿Permitir a los usuarios editar su propio Tiempo Por Hora?
- Si esta configuración está habilitada y la configuración número 4 anterior está deshabilitada, los empleados recién creados podrán realizar modificaciones en sus hojas de tiempo sin la autorización del supervisor.
- Si esta configuración está habilitada junto con la configuración número 4 anterior, los empleados recién creados podrán solicitar ediciones, pero esas ediciones deben ser aprobadas por un supervisor antes de archivar el tiempo o cerrar la nómina.
- Si esta configuración está deshabilitada, los empleados recién creados no tendrán acceso para editar o solicitar ediciones en su parte de horas.
6. ¿Habilitar ingreso de tiempo manual?
Esta configuración habilitará el acceso al formulario de entrada de tiempo para ingresar horas de trabajo regulares. Esto les da a los usuarios la opción de fichar en tiempo real o ingresar manualmente sus horas para el día. Si esta configuración está deshabilitada, los usuarios se verán obligados a marcar la entrada y la salida en tiempo real. Este es un entorno de toda la empresa; sin embargo, si desea otorgar acceso al formulario de entrada de tiempo a empleados específicos y restringir a otros a marcaciones de reloj en tiempo real, puede seguir los siguientes pasos:
- Establezca esta configuración, Habilitar entrada de tiempo manual, en “Sí” y haga clic en Guardar. Esto les da a todos acceso al formulario.
- Haga clic en Panel en el menú de la izquierda y luego haga clic en el icono de la rueda dentada a la izquierda del nombre del empleado al que desea restringir a las marcas de reloj en tiempo real.
- Desplácese hacia abajo hasta la Sección 2, opción 2-D.
- Establezca Para el tiempo por hora en Sí, limite a 0 horas. Esta configuración restringe al usuario individual para que no pueda ingresar ningún tiempo usando el formulario de entrada de tiempo, limitándolo efectivamente a usar los botones de entrada/salida del reloj en tiempo real.
- Repita estos pasos para cada empleado por horas que no deba tener acceso al formulario de registro de horas.
Nota: Si la configuración número 4 está habilitada, todas las entradas de tiempo por hora ingresadas manualmente se marcarán como pendientes en la hoja de horas del usuario hasta que un supervisor o administrador las apruebe.
7. ¿Permitir que los usuarios cambien sus horas de entrada o salida tarde?
Esta configuración solo se aplica a los usuarios que registran su entrada y salida en tiempo real. Cuando está habilitado, los usuarios tendrán la opción de realizar ajustes en sus registros de reloj en el momento del registro. Si la configuración número 4 también está habilitada, la solicitud se marcará como pendiente hasta que la apruebe un supervisor o administrador.
8. ¿Permitir que los usuarios eliminen registros de tiempo por hora de sus hojas de tiempo?
Cuando está habilitada, esta configuración prohíbe que los usuarios eliminen registros de sus hojas de tiempo.
9. ¿Permitir a los usuarios grabar descansos pagados?
Esta configuración habilitará la función de descanso pagado integrada en el sistema. Cuando está habilitado, aparece un botón de descanso debajo del botón de Marcar Salida y permite que se registre un solo descanso pagado en la hoja de tiempo del usuario para cada marca de tiempo. La duración del descanso preestablecido se puede ajustar mediante el ajuste 9-1.
10. ¿Habilitar reloj de salida automático de después 16 horas?
Si esta característica está habilitada, todos los usuarios se desconectan automáticamente después de 16 horas. Se genera una alerta cada vez que se marca automáticamente la salida de un usuario. Recomendamos usar esta configuración solo si desea obligar a los administradores a ajustar manualmente las hojas de tiempo cuando una persona se olvida de fichar la salida. De lo contrario, se recomienda que las empresas permitan que los usuarios marquen la salida en el momento de su próxima marcación programada y luego completen una solicitud de edición a través del proceso normal de marcación de salida (habilitar la configuración número 7 permite esto). De esta forma, la pista de auditoría del usuario incluirá la solicitud del usuario para editar la marca de tiempo y el motivo de la solicitud de edición.
11. Turno de trabajo predeterminado
Este es el turno predeterminado para los nuevos usuarios. (Cambiar esto no afecta a los usuarios existentes. Consulte la configuración 4-A en la pestaña Opciones de la página de configuración individual de los usuarios para ajustar el turno de trabajo a nivel de usuario individual). Esta es una configuración opcional que se puede usar para calcular los informes de tardanza como así como configurar ajustes de seguridad a nivel de usuario, como restricciones en el acceso de fichaje fuera del horario laboral habitual. (Consulte nuestro artículo “Configuración de la cuenta a nivel de usuario” para obtener más información).
12. ¿Redondear al intervalo de tiempo más cercano para la nómina?
Esta configuración habilita el redondeo de tiempo para las hojas de tiempo por hora al cerrar la nómina y generar un informe de nómina. Para habilitar el redondeo, establezca el intervalo de redondeo en el menú desplegable en algo que no sea «ninguno». Tenga en cuenta que el redondeo no se realiza en tiempo real y no verá marcas de tiempo redondeadas en las hojas de tiempo de los empleados. En cambio, verá valores redondeados en los reportes de nómina. Las hojas de tiempo de los empleados siempre mostrarán los valores originales de la marca de tiempo, incluso cuando el redondeo esté habilitado.
Timesheets.com sigue las prácticas estándar de redondeo y redondeará hacia abajo si una marca de tiempo cae antes del punto medio del período de redondeo, y hacia arriba si la marca de tiempo viene después del punto medio. Esto significa, por ejemplo, que cumplimos con la «regla de los 7 minutos» al redondear a los 15 minutos más cercanos.